. . en die namen we in beheer.
Coördinator in beheernames (innovatietools)
Voor de Universiteit Utrecht heb ik inmiddels een traject afgerond om een (innovatie)tool (pitch2peer) in beheer te nemen. Dit in de rol als coördinator inbeheernames innovatietools.
Het in beheer nemen van een tool lijkt eenvoudig maar is het zeker niet.
in deze – nog verder uit te werken schets – staat gevisualiseerd waar je rekening mee moet gaan houden op het moment dat een tool in beheer genomen gaat worden.
Tijdens de in beheername van een tool of applicatie zul je veel mensen en zaken op je pad tegenkomen voordat de applicatie ook daadwerkelijk goed beheerd kan worden in de vaste lijn.
In beheernames (algemeen)
Heel veel aspecten en onderdelen komen in eerdere fases naar voren toe.. In de fases waarin een applicatie of (kleinere) tool gebruikt gaat worden in een pilot situatie. Ondanks dat men dan niet echt bezig is (en hoeft te zijn) met de ‘zware’ onderdelen is het wel vast nuttig hier over na te denken.
Op het moment dat het dan daadwerkelijk zover is dat een tool van project naar lijn gaat dan zijn de rand voorwaardelijke documenten en processen al dusdanig geregeld dat er alleen nog minder essentiële (maar niet minder relevante!) onderdelen open staan.
Onderdelen
De vraag doet zich nu natuurlijk voor; welke onderdelen zijn er dan voor een in beheer name. Zelf ga ik ervanuit dat er voor veel instellingen de elementaire zaken ongeveer gelijk zijn. Hoewel ik mij natuurlijk ook kan voorstellen dat op sommige vlakken dit zal afwijken.
De opsomming van de minimale voorwaardelijke onderdelen hieonder geschetst, is dan in ieder geval een algemeen beeld uit eigen ervaring:
- Privacy
Met onder andere een DPIA; zie o.a. op deze website voor een uitleg - Security
Denk aan gegevensclassificaties en IB-adviezen, ook in combinatie met privacy uiteraard - SLA
Service Level Agreement: simpel gezegd: overeenkomst tussen leverancier en instelling voor wat betreft dienstverlening - Verwerkersovereenkomst
Overeenkomst betrekking hebbend op de verwerking van de persoonsgegevens. Zie website voor uitleg. - PSA
Project Start Architecture: beschrijving van het technisch landschap - RACI
met behulp van deze tabel worden de verantwoordelijken bepaald
De volgende tool is alweer in zicht waarmee ik mij bezig kan gaan houden voor het in beheer nemen. Wat het allerbelangrijkste is bij dit proces? de communicatie open houden en de mensen bij elkaar.
Een tweetal tips van Tjip, wat wellicht overbodig is, maar die ik wel altijd graag noem:
- zorg dat je periodiek gezamenlijk overleg hebt met elke medewerker in een dergeljk project, zodat de voortgang bewaakt kan worden.
- zorg voor een periodiek voortgangsoverzicht naar het team + systeemeigenaar waarin heel simpel (stoplichtmethode) de voortgang van de onderdelen van de beheername vermeld staat.