Al sinds enige tijd zijn wij bij Estro Services in het gelukkige bezit van Office365 en daarmee ook Sharepoint.
Natuurlijk. Niet alles gaat even vlekkeloos, maar wat wil je ook? Binnen een tijd van misschien nog niet eens 6 maanden is een compleet nieuwe architectuur neergezet waarin alles van onze eigen servers naar de zogenaamde “Cloud” is gezet.
Sharepoint, en daarmee dus ook Office365, wordt op dit moment ingezet als belangrijkste tool om onze documentatie te kunnen gaan waarborgen. Zelfs de huisstijl van Estro Services (en die van alle labels, vallende onder Estro kinderopvang) hebben we “ingebakken” in Sharepoint. Weliswaar met wat geprogrammeerde hulp, omdat er natuurlijk bepaalde zaken zijn die niet direct in Sharepoint op te lossen zijn. Maar toch… prestatie is wel geleverd en het werkt als de spreekwoordelijke trein!
Wat biedt Sharepoint nou feitelijk voor mogelijkheden?
- Men is niet meer afhankelijk van netwerkschijven. Alles kan geregeld worden via Sharepoint!
Er hoeft niet bedacht te worden in welke netwerkschijf, onder welke map, welke submap en welke naam het document moet hebben. Nee, in Sharepoint voeg je wat kenmerken toe (metadata in feite) waar je de documenten heel snel aan kunt herkennen. Simpel gezegd: 1 bak voorraad, waaruit je heel snel je documentatie kunt filteren. - Men kan documenten gelijktijdig bewerken!
In de oude situatie wanneer één iemand een document had geopend, kreeg de ander een bericht dat er een bewerking plaatsvond. En moest men wachten totdat de eerste het document opgeslagen had, voordat deze weer bewerkt kon worden. Nu is dat niet meer. Men kan gelijktijdig in een document werken en Sharepoint houdt zelf in de gaten welke versie de laatste is bij het opslaan. - brengt ons gelijk bij het volgende voordeel. Geen omslachtig versie beheer meer!
Elk document hoef je maar éénmalig op te slaan. Bijvoorbeeld met een word document kunnen alle versies met elkaar vergeleken worden. Een eerdere versie kan weer als laatste versie opgeslagen worden, etc..etc.. - Rechten toekennen
Het principe is “open, tenzij…”. Het idee is, dat iedereen in principe alles mag zien. Tenzij de eigenaar van de zogenaamde teamsite dit niet wilt. Deze kan dan bepaalde gedeelten autoriseren aan bijvoorbeeld projectgroepjes, unieke machtigingen op documenten zetten, of zelfs aan zijn site unieke machtigingen toe (laten) kennen.Men heeft het dus zelf in de hand en is niet meer afhankelijk van IT om autorisaties op de onderdelen te laten regelen!
Er zijn natuurlijk nog véél meer voordelen op te noemen. En uiteraard ook een aantal nadelen, maar is dat niet bij elke applicatie, werkwijze, systeem het geval?
Voor elk onderdeel bij de Estrogroep, Estro Services, Estro Kinderopvang en alle betreffende afdelingen zijn of worden teamsites opgezet. Binnen de teamsites kunnen de betreffende afdelingen en clusters (wanneer het gaat om de kinderopvang) informatie uitwisselen, bestemd voor die betreffende afdeling.
Kortom de kracht van Office365 en dan met name Sharepoint zit hem in de mogelijkheid om de kwaliteit te leveren en de samenwerking te waarborgen die nu zo hard nodig is om elkaar goed van informatie te kunnen voorzien.